"Jadi admin ngapain sih?”

 

Hai guys? pernah befirkir untuk bekerja sebagai admin? Atau lagi kepo kerjaan admin itu apa aja ya? kayaknya gampang deh cuma duduk di depan computer doang dan ngurusin beberapa berkas? Hhmm yuk simak deh bener nggak ya?

Kenalin aku salah satu admin perusahaan leasing bernama PT. SGMW Multifinance Indonesia yang ditempatkan  di cabang Bengkulu, kalau kalian pasti terasa asing ya? memang perusahaan ini baru diresmikan April 2019. Perusahaanku merupakan perusahaan pembiayaan yang saat ini berfokus untuk pembiayaan Wuling Motor (eits tapi produknya mobil yaa). Mobil Wuling merupakan produk dari PT SGMW Motor Indonesia dengan pejualan yang terus meningkat setiap tahun sejak 2017, untuk latar belakang perusaan aku ceritain lain waktu ya, yuk kembali ke laptop eh ke topik maksudnya.

Aku bergabung pada perusahaan mulai 1 April 2019 bersama 2 orang rekan kerja lainnya yang aku sebut team, ya memang kami harus bekerja secara team walaupun bidang dan jabatan berbeda-beda yaitu admin, surveyor (CMO), collection. Secara umum tugasku melakukan penginputan data customer yang akan melakukan pembelian mobil wuling melalalui jasa pembiayaan kami, kemudian surveyor bertugas untuk me-survey kelayakan calon debitur mulai dari survey rumah, kantor dan lingkungan. Kemudian kolektor bertugas untuk memastikan debitur bayar tepat waktu dan melakukan penagihan jika ada yang telat/tidak melakukan pembayaran. Hhhmm kalau kalian berfikir kolektor itu seram-seram nggak semua deh, tapi rekanku salah satunya heheh.

Nah nungguin ya tugas admin secara detail gimana? Bentar dulu aku jelaskan! ini merupakan tugas dan fungsi admin cabang di perusahaan aku ya, tentu disetiap perusahaan atau bidang tugas admin akan berbeda walaupun secara umum mengurusi segala administrasi dan operasional kantor. Pada perusahaanku tugas admin cabang atau bahasa kampungku admin sales point secara umum ada 3 yaitu melakukan penginputan data calon debitur, sebagai deskcoll dan melaporkan serta bertanggung jawab terhadap keuangan pettycard.

Aku bahas satu-satu yaa, kalian baca sambil ngunyah cemilan nggak apa-apa deh. Jadi orang-orang yang ingin membeli mobil melalui dua cara kalau ngga minta suami ya beli sendiri, eh maksudnya kalau ngga cash ya kredit. Kebanyakan di Indonesia orang-orang memilih kredit dengan alasan financial mereka yang belum mencukupi untuk pembelian secara cash. Maka perusahaan kami hadir untuk membantu mewujudkan cita-cita anda memiliki mobil Wuling impian, cie elah baik bangeet kan perusahaanku.

Proses dimulai ketika calon debitur menghubungi sales dealer untuk pemesanan mobil, maka sales dealer akan menghubungi surveyor untuk melakukakan survey, nah kita mundur sedikit sebelumnya sales sudah memberikan gambaran rincian biaya (Pricelist Wuling Finance) kepada customer dan jika setuju maka customer akan disurvey. Surveyor akan meminta data customer seperti KTP, KK, Rekening Koran, NPWP, PBB dll, kemudian melakukan dokumentasi rumah, tempat usaha/kantor dan menginput semuanya kedalam aplikasi mobile survey. Tidak lupa untuk melaukan cek lingkungan sekitar, lalu membuat pre Analisa lalu… ehh cukup ya ngomongin survey lain kali aku ceritakan secara detail.

Setelah data calon debitur diinput melalui mobile survey maka akan direleased oleh SPV area melalui link khusus yang hanya bisa diakses oleh SPV, dan data tersebut akan muncul ke aplikasi admin yang kami sebut mobile confins. Keren banget ya? Udah canggih dan efesien banget dunia sekarang.

Nah saat ini tugas aku dimulai, sebelum melakukan penginputan data calon debitur tersebut secera rinci, aku harus mengecek terlebih dahulu berkas cadeb (cadeb itu calon debitur ya, biar hemat tenaga saat ngetik) yang dibawa surveyor setelah survey seperti kelengkapan syarat berkas, memastikan berkas tersebut asli, memastikan berkas jelas terbaca dan memastikan kecocokan tanda tangan cadeb di KTP dengan kontrak. Barulah seluruh data tersebut aku input di mobile confins, tentu saat penginputan aku harus fokus agar tidak ada data yang salah, jika salah input maka akan ribet proses revisinya tentu akan mempengaruhi penilaian kinerjaku.

Setelah proses penginputan maka aplikasi tersebut harus aku submit ke area SPV terlebih untuk kemudian ia submit ke pusat untuk di Analisa oleh CA (credit analist) jika permohonan tersebut direject maka tugasku memberikan surat reject kepada dealer dan proses selesai sampai disitu. Jika permohonan tersebut diapproval maka tugasku adalah menyerahkan purchase order ke dealer, selanjutnya dealer melakukan serah terima kepada nasabah, dan dealer akan memberikan berkas tagihan kepada Wuling Finance.

Nah pada tahap ini admin ngga bisa duduk-duduk manja, tagihan tersebut harus diperiksa sesuai ketentuan yang berlaku dan harus segera diuplad ke pusat. Admin Operation di kantor pusat akan memeriksa kembali tagihan tersebut, jika sudah benar maka cadeb akan diverifikasi melalui phone oleh admin pusat dan akan terjadi proses golive, cadeb tersebut resmi menjadi debitur Wuling Finance. Eits, tugas admin belum selesai ya, selanjutnya admin akan melakukan reprint kontrak nasabah (ini harus benar-benar hati-hati menjaga hati, eh maksudnya harus dicek terlebih dahulu data sebelum melakukan reprint), memberikan polish asuransi, nomor virtual account dan mengirimkan berkas tersebut ke rumah debitur.

Okay masuk ke tugas yang ke dua, yaitu sebagai dekscoll ngga ribet kok, tugas ini hanya menghubungi debitur H+1 & H+2 dari tanggal jatuh tempo angsuran, untuk menggali informasi mengapa debitur tidak membayar angsuran tepat waktu dan mengingatkan debitur agar segera melakukan pembayaran. Panggilan dekscoll termasuk penilaian kinerja admin dan harus mencapai target minimal 80% terhubung ke customer setiap bulannya. Pada dasarnya kami bertiga harus saling bahu membahu untuk memastikan debitur membayar angsuran dan mengetahui kendala setiap debitur yang telat bayar.

Cekidot yang ketiga apa tadi? Ayo coba scroll lagi ke atas! Yap melaporkan serta bertanggung jawab terhadap keuangan pettycard. Nah yang bingung pettycard itu apa? Semacam dana operasional dan ATM tersebut admin cabang yang menyimpan. Dana ini tidak sembarangan boleh digunakan, dana ini untuk biaya ATK kantor, pantry (spt tissue dll), biaya perjalanan survey dan biaya perjalanan penagihan. Khusus untuk biaya perjalanan ini ada aturannya, ada jarak tertentu untuk melakukan claim dengan dana pettycard dan dengan bukti atau nota bensin resmi dari pombensin. Laporan ini harus segera aku kirimkan ke pusat setiap ada penggunaan dana agar pettycard tersebut bisa ditopup kembali sesuai limit, yang harus diperhatikan admin juga harus teliti saat menerima nota dari setiap pengeluaran, karena jika tidak sesuai maka penggunaan tersebut tidak akan diganti.

Guys di luar tiga point di atas admin juga bertanggung jawab terhadap pengecekan dan pengiriman BPKB debitur, alurnya jika BPKB sudah jadi maka KOA dealer akan menghubungi admin untuk mengambil BPKB tersebut. Jika BPKB sudah benar maka suda bisa aku ambil untuk dikirm ke Wuling Finance pusat karena lebih aman disimpan disana. Biasanya kalau lagi menyimpan BPKB sebelum dikirim atau sebelum dijemput oleh jasa pengiriman aku ngga bisa ninggalin ruangan, karena diruanganku ngga ada Brangkas yang lebih savety jadi harus lebih hati-hati.

Dari semua bagian pekerjaan ini aku paling suka yang mana? Ya aku suka semua bagian pekerjaan, yap! Aku lebih tidak suka kalau tidak ada kerjaan yang harus aku kerjakan. Menurutku apapun kerjaannya jika kita mencintai dan ikhlas terhadap pekerjaan tersebut pasti akan terasa menyenangkan. Kalau ditanya bagian mana kesulitannya? Ya aku ngga bisa jawab karna pasti ada kendala dan kesulitan masing-masing disetiap pekerjaan, asalkan kita focus dan mengerjakan sesuai SOP yang berlaku. Lalu hal terpenting lagi adalah koordinasi dan komunikasi, pekerjaan admin berkaitan juga dengan bidang lainnya.

Dah sekian dulu yaa, semoga bermanfaat.